Ihre Aufgaben Aufbereitung & Auswertung Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen auf Basis unterschiedlicher Unterlagen Durchführung von Daten-Importen und -Exporten Nachverfolgung von Maßnahmen, Aufgaben und Aktionen Sammeln und Aufbereiten von Informationen zur Entscheidungsfindung Organisation & Koordination Planung und Organisation von Besuchsterminen, Besprechungen und Reisen (national und international) Unterstützung des Teams in allen administrativen Belangen Übernahme klassischer Büroverwaltungsaufgaben wie Terminmanagement, Telefonhandling, Zeitmanagement, Symposien, Bestellungen und IT‑Koordination Kommunikation & Dokumentation Weitergabe und Vermittlung interner und externer Informationen Pflege und Verwaltung relevanter Systeme wie SharePoint, Confluence und Google Workspace Ihr Profil Persönliche Anforderungen Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamorientierung Sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie ein professionelles Auftreten über alle Hierarchieebenen hinweg Berufliche Qualifikation Abgeschlossene Ausbildung als Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung Mindestens mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise 5+ Jahre in einer Assistenzfunktion IT-Kenntnisse Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Spezialkenntnisse erforderlich) Sicherer Umgang mit Google Workspace ist Voraussetzung Erfahrung mit digitalen Kollaborationstools wie SharePoint und Confluence Sprachkenntnisse Deutsch: verhandlungssicher Englisch: verhandlungssicher Bei uns zählt die Qualifikation, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft.
Liaise with suppliers/Freight Forwarders/Couriers to prepare documentation for import declarations and keep track of BOL, Commercial Invoices, Packing Lists etc. Prepare instructions for customs declarations to send to freight forwarders and their agents to declare relevant Tariffs, Values etc.
This is a full-time role working 37.5 hours per week - weekend rotation will be required at approximately 1:4 Key Responsibilities: Full range of clinical procedures, including ICSI, vitrification and PGT Communicating with patients about treatment options and results Quality Management, including supporting with audit, document control, non-compliance, quality control/assurance. Assisting in the management of imports/exports, donor recruitment and stored gametes/embryos Resource management, including staffing, consumables and equipment. Operational management including rota’s and workflow.
This is a full-time role working 37.5 hours per week - weekend rotation will be required at approximately 1:4 Key Responsibilities: Full range of clinical procedures, including ICSI, vitrification and PGT Communicating with patients about treatment options and results Quality Management, including supporting with audit, document control, non-compliance, quality control/assurance. Assisting in the management of imports/exports, donor recruitment and stored gametes/embryos Resource management, including staffing, consumables and equipment. Operational management including rota’s and workflow.
As well as providing a significant contribution to the clinical workload, the successful candidate will have opportunities to be involved in training junior embryologists, internal quality control, donor recruitment, organising imports/exports and supporting in the management of stored gametes/embryos. This is a full time position working 37.5 hour per week There will be on-call and weekend working required on a rotational basis The Location: Oxford Fertility was established in 1992 and is one of the UK’s longest standing and largest IVF clinics.